Thông thường các đài phát thanh có ba cuộc họp tòa soạn mỗi ngày
Cuộc họp buổi sáng cũng là cuộc họp chính, diễn ra lúc 9 giờ, ngay sau bản tin sáng, là thời điểm để mọi người quyết định các đề tài trong ngày. Cuộc họp thứ hai diễn ra lúc đầu giờ chiều để điểm tình hình và có những điều chỉnh kịp thời tùy theo diễn biến của tình hình. Cuộc họp cuối cùng diễn ra vào buổi tối, sau bản tin cuối cùng trong ngày và trước các chương trình ban đêm, để mọi người tập hợp các yếu tố và chuẩn bị cho các chương trình của sáng hôm sau.
Một cuộc họp tòa soạn phải hạn chế về thời gian
Những người tham gia đều tôn trọng kỷ luật và tôn trọng lẫn nhau. Đây không phải là phòng khách, nơi mọi người bàn tán về đủ thứ trên đời. Một cuộc họp tòa soạn có thời gian hạn chế là 45 phút đến 1 giờ, để sau đó các phóng viên có thể đến hiện trường nhanh nhất và người thực hiện bản tin có thời gian chuẩn bị bản tin của mình.
Phương pháp chủ trì cuộc họp tòa soạn
Cách thứ nhất, độc đoán, là cách mà tổng biên tập đến cuộc họp với danh sách các đề tài và phân phát chúng cho nhóm.
Cách thứ hai là cách quản lý hiện đại. Người ta dựa trên ý tưởng của các nhà báo, quan điểm của họ về vấn đề thời sự, để rồi hướng chúng phù hợp với các sự kiện không thể bỏ qua: các cuộc hẹn đã lên lịch, họp báo, các cuộc điều tra đang tiến hành.
Ví dụ: họp tòa soạn buổi sáng
9 giờ, tất cả các nhà báo dự kiến đã có mặt đầy đủ. Cần tới đúng giờ.
Giai đoạn một:
Những người thực hiện bản tin sáng phát biểu đầu tiên, để phân tích, phê bình các chủ đề của chương trình buổi sáng: các phóng sự liệu đã tốt chưa, liệu còn điều gì chưa đề cập, làm thế nào để “sửa chữa” lại và làm tốt hơn…?
Tiếp theo đến lượt các nhà báo và tổng biên tập phát biểu để phân tích ngắn gọn.
Tất cả kéo dài 10 phút, không tranh luận, không bàn cãi dài dòng vô ích.
Giai đoạn hai:
Mọi người lần lượt cho ý kiến: ý tưởng của các nhà báo và ý kiến của họ về vấn đề thời sự trong ngày. Tốt nhất là có một tấm bảng trắng lớn xóa được để ghi lại các đề xuất. Như vậy tất cả mọi người đều có thể theo dõi.
Đối chiếu với lịch làm việc trong ngày, xem cái gì là ưu tiên, cái gì sẽ phát triển sau.
Cuối cùng, cũng là thời gian dài nhất, dành để lựa chọn và tranh luận về các góc độ xử lý đề tài đã được chọn và hình thức xử lý thế nào (tin sâu, tiếng động, tin tiếng động, khách mời)…
Khi danh sách đã được chốt lại, tất cả mọi người đều có cái nhìn đầy đủ về những gì sẽ diễn ra và có thể đi làm phần việc của mình. Đối thoại, trao đổi khiến cả nhóm hăng hái hơn.
Hai cuộc họp toà soạn còn lại – buổi chiều và buổi tối – chủ yếu là nơi các ý kiến ngắn gọn được phát biểu lần lượt để cùng nhau điều chỉnh và tập hợp các yếu tố.
